Estrategias para gestionar mejor tu tiempo
Publicado por Álvaro Bueno
1 – El principio de Pareto para gestionar tu tiempo
1.1 – ¿Cómo identificar el 20% de Pareto?
2 – Decir “no” para empezar a invertir bien tu tiempo
2.1 -Elige qué quieres ignorar
3 – Construye fuerza de voluntad para gestionar tu tiempo
3.1 -¿Qué es la fuerza de voluntad?
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En este artículo vamos a reflexionar sobre la que para mí posiblemente sea la pregunta más amplia y a la vez más importante en la vida. ¿Cómo debemos gestionar nuestro tiempo?
Con la base que ya tenemos gracias al artículo anterior, voy a transmitirte muchas más ideas en relación a este tema.
El principio de Pareto para gestionar tu tiempo
Lo primero de lo que quiero hablarte es de lo que se conoce como el principio de Pareto.
De forma resumida, Pareto durante bastante tiempo se dedicó a estudiar la propiedad de la tierra en Italia y se dio cuenta de que el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras, mientras que el restante 20% de los terrenos pertenecían al 80% de la población.
Posteriormente, se ha observado que este fenómeno sucede en prácticamente todos los ámbitos de la vida.
Para que lo entiendas un poco mejor, te pondré una serie de ejemplos:
- Generalmente, el 80% de los ingresos de una empresa provienen de únicamente un 20% de sus clientes.
- Es bastante probable que únicamente utilices el 20% de la ropa que tienes en el armario el 80% de las ocasiones.
- Si tienes la opción de revisar las estadísticas de uso de tu teléfono móvil, casi seguro que utilizas solamente el 20% de tus aplicaciones el 80% del tiempo.
En definitiva existe un número muy reducido de factores que van a determinar gran parte del resultado que vayamos a obtener.
Y esto, si lo piensas, tiene una implicación brutal a la hora de decidir a qué quieres invertir tu tiempo.
Si eres capaz de identificar cuál es el 20% de las acciones que te darán los mejores resultados, podrás tener la seguridad de que lo estás invirtiendo bien.
Y ahora, como es obvio se nos plantea la siguiente pregunta…
¿Cómo identificar el 20% de Pareto?
Las acciones que componen ese 20% tan determinante suelen tener algo en común.
Y para explicarlo necesito presentarte lo que se conoce como la matriz del tiempo. Este concepto lo conocí, una vez más, en el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” por Stephen Covey.
Esta matriz del tiempo se basa en la idea de que cualquier acción que tomemos, puede ser clasificada en 4 grupos diferentes dependiendo de su urgencia y su importancia.
El caso es que, en definitiva, los cuatro grupos en los que podemos clasificar cada una de nuestras acciones para gestionar nuestro tiempo son los siguientes:
- El primer grupo serían todas aquellas actividades importantes y urgentes. En esta categoría podríamos incluir las crisis en tus relaciones, proyectos cuya fecha de finalización se acerca o el tiempo de estudio para alguna prueba impuesta de manera externa.
- El segundo grupo consiste en las actividades importantes, pero no urgentes. Podríamos hablar de pasar tiempo con tus seres queridos, construir relaciones, disfrutar de tu ocio e invertir tiempo en desarrollarse a partir de la lectura o el ejercicio físico.
- El tercer grupo lo componen las actividades no importantes, pero urgentes. Los ejemplos más típicos en esta categoría podrían ser alguna interrupción o llamada, responder correos y demás.
- Y por último, en el cuarto grupo, encontramos las actividades que no son importantes y tampoco son urgentes. Aquí estaríamos hablando del trabajo improductivo, pérdidas de tiempo, vaguería, etc.
Pues bien, volviendo a la reflexión anterior, la característica común de las actividades que representan el 20% que da los mayores resultados, se encuentran en el grupo número 2, es decir, en el grupo de las acciones importantes, pero no urgentes.
La importancia de la proactividad para invertir tu tiempo
Existe un problema.
Ante las materias urgentes simplemente reaccionamos, sin embargo, las cuestiones importantes que no son urgentes, necesitan más iniciativa y proactividad.
Debemos actuar para no dejar pasar la oportunidad.
El primer paso para empezar a ser proactivo es ser consciente de que pasar más tiempo en el grupo de actividades número 2 depende de tí y requieren de tu iniciativa.
Por desgracia, hay mucha gente que vive constantemente reaccionando a diferentes problemas que pertenecen a los cuadrantes 1 y 3, los cuadrantes donde se encuentran las acciones urgentes.
Esto es agotador y, muchas veces, tiene como consecuencia que a la mínima, intenten escapar al cuadrante 4, donde se encuentran las actividades que no son importantes ni urgentes para desconectar.
Si lo piensas, es difícil tener el poder de decidir en qué invertir tu tiempo si constantemente estás reaccionando a diferentes problemas que surgen a tu alrededor.
Personalmente, creo que las personas realmente felices y productivas permanecen prácticamente siempre fuera de los cuadrantes 3 y 4 porque, urgentes o no, no son importantes.
Además, también tratan de reducir el tiempo que se encuentran que se encuentran en el cuadrante 1 para priorizar el número 2.
Justamente donde se encuentran las actividades que representan ese 20% del que nos hablaba Pareto.
Pero claro, llegar a este punto no es nada fácil, pues supone decir no a muchas cosas que, hasta el momento, hemos estado dedicando nuestra atención.
Decir no es probablemente una de las cosas más difíciles que existen.
Decir “no” para empezar a invertir bien tu tiempo
Hace un tiempo leí el libro llamado “Esencialismo” por Greg McKeown, el cual describe a la perfección los motivos por los que nos cuesta tanto negarnos a algo.
Además, también expone una serie de consejos muy útiles para expresar nuestra oposición a alguien de manera efectiva.
Volviendo al tema en cuestión, estarás de acuerdo conmigo en que decir “no” es realmente complicado, especialmente si se implican a más personas en la decisión, sin embargo, nunca decir que no supone un coste muy grande.
Supone no tener la libertad ni la decisión de cómo invertir tu tiempo.
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Elige qué quieres ignorar
Si quieres tener la oportunidad de decidir cómo invertir tu vida, primero debes elegir qué quieres ignorar.
Pregúntate continuamente… ¿En qué estoy invirtiendo mi tiempo por pura inercia? ¿Realmente he sido yo quien ha elegido esto?
Recuerda que todo lo que hagas en cada momento tiene un coste de oportunidad enorme, es decir, cuando dices “sí” a algo, realmente también estás diciendo “no” a todas las demás acciones alternativas que podrías estar haciendo en ese momento.
No hay nada que dé más libertad que decir “no”.
Llegados a este punto, ya hemos reflexionado acerca de la necesidad de elegir a qué quieres renunciar para tener el poder de decisión de dedicar tu tiempo a actividades que sean importantes y poco urgentes.
Sin embargo, como ya hemos hablado antes, esto requiere de proactividad y es aquí donde entra en juego un concepto de lo más importante, la fuerza de voluntad.
Construye fuerza de voluntad para gestionar tu tiempo
Está claro que es mucho más fácil y cómodo ver una serie o pasar tiempo en redes sociales que invertir tiempo en leer o ir a hacer deporte.
Podríamos decir que, sobre todo al principio, la fuerza de voluntad cobra una gran importancia a la hora de hacer el esfuerzo de no caer en la vaguería y en las actividades poco importantes.
Pero… ¿Qué es la fuerza de voluntad? ¿De qué depende exactamente? ¿Podemos trabajarla de forma consciente?
¿Qué es la fuerza de voluntad?
Podríamos decir que la fuerza de voluntad es la capacidad que tenemos en un momento concreto de llevar a cabo una acción que supone un esfuerzo o que no nos apetece hacer.
Este concepto es realmente importante porque la mayoría de acciones que nos harán sentirnos satisfechos con nosotros mismos requerirán de ella.
Pero… ¿De qué depende exactamente?
A mi me gusta imaginarme la fuerza de voluntad como una barrita de energía con la que despiertas cada día y que, poco a poco, va disminuyendo a medida que la usas.
El caso es que esa barrita de energía no es igual para cada uno.
Hay gente con una mayor cantidad de fuerza de voluntad para consumir que otra y esta diferencia se debe al descanso, así de simple.
La importancia del descanso
Si descansas mejor, además de muchísimas otras cosas más, también tendrás la capacidad de hacer un esfuerzo y postergar cualquier recompensa.
Posiblemente el mejor libro que ha caído en mis manos sobre el sueño y el descanso se llama “Why we sleep” de Matthew Walker.
En él se describe a la perfección como tendemos a infravalorar la importancia del descanso y como no nos damos cuenta de la enorme implicación que tiene en nuestro día a día, en definitiva, del papel que juega en nuestra vida y en nuestra felicidad.
No se si ya eras consciente de ello, pero aparte de este proyecto, hace ya un tiempo comencé un podcast sobre entrenamiento y nutrición, el nombre del podcast es “Workout Academy” y hay un episodio subido en el que desgloso los aspectos más importantes para mejorar tu sueño y tu descanso.
El descanso es una pieza clave para tener fuerza de voluntad en el día a día, pero no es lo único.
Ya te he dicho que, cuanto mejor sea tu descanso, mayor será tu barrita de energía diariamente, sin embargo, hay una forma de que cada acción que tomes, suponga un menor coste o un menor esfuerzo.
Y aquí es donde entran los hábitos.
El poder de los hábitos para gestionar tu tiempo
A través de los hábitos tenemos la posibilidad de automatizar ciertas acciones beneficiosas para nosotros casi sin esfuerzo.
Existen muchas herramientas prácticas en este aspecto y seguramente la mayor referencia en este tema sea el libro “Hábitos atómicos” de James Clear.
Según el autor, tus resultados son los indicadores reactivos de tus hábitos.
La cantidad de dinero que posees es un indicador reactivo de tus hábitos financieros.
Tu peso actual es un indicador reactivo de tus hábitos alimenticios.
Tu conocimiento es un indicador reactivo de tus hábitos de estudio.
Al final obtienes lo que repites.
Resumen de las ideas principales del artículo
- En primer lugar, es muy útil intentar entender la vida aplicando el principio de Pareto. Recuerda que, generalmente, el 80% de los resultados son consecuencia de únicamente el 20% de las acciones. Merece la pena esforzarse por identificar ese 20%.
- En segundo lugar, podemos clasificar nuestras acciones dependiendo de su urgencia y su importancia. Recuerda que debes pasar cuanto más tiempo mejor en aquellas actividades no urgentes pero importantes, son las que marcan la diferencia, ahí se encuentra el 20% de Pareto.
- En tercer lugar, es necesario tener la capacidad de decir «no». Decir sí tiene un coste muy grande, decir sí supone decir no al resto de actividades posibles. Pregúntate continuamente… ¿Esto es lo mejor que podría estar haciendo ahora mismo? Elige las cosas que quieres ignorar.
- Y ya por último la fuerza de voluntad depende, por una parte, de la calidad de tu descanso y, por otra parte, de los hábitos que hayas construido a lo largo del tiempo, ya sea de manera inconsciente o consciente.
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